Praktische tips voor impactaankopers

Met de onderstaande vijf tips ontdek je waar de grootste kansen liggen om maatschappelijke impact mee te nemen in je aankopen. We starten bij de strategische keuzes die je als organisatie maakt en bouwen stap voor stap verder op tot concrete acties die je meteen kunt toepassen. Via het overzicht hieronder kan je je makkelijk navigeren.

1. Maak van sociaal aankopen een strategische keuze
2. Integreer impact vanaf het begin van je aankoop
3. Maak impact onderdeel van je aankoopproces
4. Kijk verder dan je vertrouwde leveranciers
5. Begin

De context waarin je werkt, bepaalt mee welke mogelijkheden je hebt:

• Werk je voor een bedrijf? Dan heb je doorgaans veel vrijheid om maatschappelijke impact mee te nemen in je aankoopbeleid. Impact in de aanvoerketen of in het aankoopbeleid is dan een strategische keuze. Ook de waarden van het bedrijf of de organisatie bieden een vertrekpunt.
   
• Werk je voor een overheid? Dan ben je gebonden aan de regelgeving voor overheidsopdrachten, maar ook daar bestaan heel wat mogelijkheden om sociale en ecologische impact op te nemen in je aankopen. Niettemin is het ook voor overheidsaankopers van belang om de beleidsdoelstellingen te kennen die binnen hun overheidsorganisatie voorop staan. Slim en strategisch aankopen biedt een gigantische hefboom om beleid mee uit te voeren. 

Concrete actie

Zoek in de strategische documenten van je organisatie naar doelstellingen rond duurzaamheid, inclusie, innovatie of maatschappelijke verantwoordelijkheid. Denk vervolgens na over hoe het aankoopbeleid kan bijdragen aan die ambities.

💡 Voorbeeld

Wil je organisatie de lokale economie versterken? Onderzoek dan of lokale sociale ondernemingen of maatwerkbedrijven geschikte leveranciers kunnen zijn voor toekomstige aankoopvragen.

OF

Wil je als bedrijf respect hebben voor de natuur? Breng in kaart welke aankopen de grootste impact hebben op klimaat, biodiversiteit of grondstoffengebruik en zoek naar duurzamere alternatieven.

Van standaardvraag naar impactvraag

❌ Levering van cateringdiensten

↓

✅ Levering van duurzame catering met inzet van doelgroepmedewerkers en gebruik van lokale, biologische producten

--

❌ Levering van werkkledij

↓

✅ Levering van circulaire werkkledij, geproduceerd onder eerlijke arbeidsomstandigheden

Onderbouw je verwachtingen

Wil je zeker zijn dat leveranciers hun maatschappelijke ambities ook waarmaken? Vraag dan om objectieve bewijsstukken (bv. jaarverslag, impactcijfers, ...) of kijk eens naar erkende labels. Denk bijvoorbeeld aan keurmerken rond biologische productie, eerlijke handel of circulaire producten.

Op Labelinfo vind je een overzicht van betrouwbare labels voor uiteenlopende productcategorieën, van schoonmaakproducten tot verpakkingen.

Concrete actie

Loop je huidige aankoopproces eens stap voor stap door. Op welke momenten kan je meer aandacht geven aan maatschappelijke impact?

Bijvoorbeeld:

• tijdens de behoeftenanalyse
  • onderzoek je hoe de vraag en behoefte van jouw organisatie opportuniteiten kan bieden om ineens mee(r) impact te gaan maken.
• bij de marktverkenning
  • bouw je potentiële leveranciersbestand verder uit zodat je je offertevragen breder kan uitzetten.
• in de selectie- en gunningscriteria
  • kan je informatiesessies of een contactpersoon voor vragen specifiëren.
  • In bepaalde overheidsopdrachten moeten de de evaluatie- en gunningcriteria en manier van gunnen reeds bij de offertevraag duidelijk zijn. Buig je ook eens over de verschillende manieren van gunnen die gangbaar zijn.
• tijdens de evaluatie van offertes
  • zorg je dat ook de sociale en maatschappelijke meerwaarde die de aankoop of leverancier oplevert, meegenomen wordt in de evaluatie. Wees bewust van welke gewicht je geeft tijdens de evaluatie aan andere criteria dan prijs en kwaliteit.
• tijdens de uitvoering
  • kan je gebruikmaken van sociale clausules. In de uitvoeringsmodaliteiten kan je specifiëren dat bepaalde onderdelen van de opdracht moeten worden uitgevoerd met aandacht voor sociale maatregelen zoals tewerkstelling van kansengroepen, voorzien in opleiding of stages voor kansengroepen. 

💡 Denk verder dan de laagste prijs

De goedkoopste offerte is niet altijd de offerte met de meeste waarde. Koos je als aankoper en organisatie steevast voor de laagste prijs? Gunnen jullie ook op andere criteria? Welke dan? Sta daar voldoende bij stil en maak ruimte voor andere criteria. Als je 60% op prijs gunt is de aanbieder met de laagste prijs altijd de winnaar. Vanaf 40% punten op prijs wegen andere criteria voldoende mee door om ook andere kwaliteiten van aanbod of leverancier in rekening te brengen. 

Door maatschappelijke impact mee te nemen in je beoordeling, creëer je ruimte voor leveranciers die ook op sociaal of ecologisch vlak een verschil maken.

Concrete actie

Neem je volgende marktverkenning als aanleiding om bewust op zoek te gaan naar nieuwe leveranciers.

Vraag jezelf af:

• Welke sociale ondernemingen zijn actief binnen deze aankoopcategorie?
• Welke lokale spelers kennen we vandaag nog niet?
• Welke impact willen we met deze aankoop realiseren?

💡 Begin al vóór je een offerte aanvraagt.

Hoe beter je de markt kent, hoe groter de kans dat je een leverancier vindt die aansluit bij zowel je praktische als maatschappelijke doelstellingen.

Inspiratie en leveranciers vinden

Ben je op zoek naar impactgerichte leveranciers? Neem dan zeker een kijkje op:

• Doeners.be - platform waar je de ideale partner kan vinden voor een samenwerking met een bedrijf uit de sociale economie.
• Radicale Vernieuwers - inspirerende sociale ondernemingen.
• Social Innovation Match - Europese databank met sociale innovaties.
• Biobedrijvengids - biologische producenten.
• Fair Trade Belgium - leveranciers van fairtradeproducten.
• Circlemade - netwerk van circulaire productiebedrijven in Brussel

Heb je net als IKEA België een concrete vraag naar specifieke dienstverleningen of ben je op zoek naar een specifiek aanbod? Neem contact op met de Sociale InnovatieFabriek via info@socialeinnovatiefabriek.be.

Een eerste succesvolle samenwerking maakt het vaak gemakkelijker om ook bij grotere of strategische aankopen maatschappelijke impact mee te nemen.

Check bijvoorbeeld eens Ecobos of Redopapers voor kantoormateriaal en Groot Eiland of Freddy met Curry voor catering.