Sociaal aankopen van A tot Z: de begrippen die je moet kennen
Wil je sociaal aankopen of jouw organisatie positioneren als sociale leverancier? Dan helpt het om dezelfde taal te spreken. In gesprekken over sociaal aankopen vliegen begrippen als sociale clausules, raamovereenkomst en aanbestedingen je al snel om de oren. Gebruik deze handige lijst met veel voorkomende termen, begrippen en concepten die in de wereld en het proces van aankopen en impactgericht aankopen worden gebruikt. Je wil als aankoper of als aanbieder van impact immers vlot kunnen meepraten.
Nood aan een volledig zicht op het aankoopproces?
Verdiep je je liever (eerst) in het volledige proces dat komt kijken bij sociaal aankopen?
A
Aanbesteden - aanbesteding – een formeel proces om een (grote) bestelling van producten (leveringen), diensten of werken (vooral in bouw en infrastructuur) te plaatsen en de interessantste aanbieder(s) in de markt te contracteren volgens vooropgestelde criteria. Vaak wordt dit gebruikt voor openbare aankopen, aankopen door een overheid. Er gelden specifieke vormelijke regels voor openbare aanbestedingen.
B
Behoefteanalyse - een goed aankoopproces start met een goede behoefteanalyse. Wat willen we eigenlijk in huis halen of kunnen doen dankzij de aankoop? Printen, licht in het kantoor, eventondersteuning, communicatie? Pas dan beslis je wat je aankoopt: een product (printer) wordt misschien een product-dienstverlening (printer huren + onderhoudscontract).
Bestek - specifieert de bestelling die de aankopende partij wil plaatsen. Het bestek beschrijft wat, hoeveel, op welke termijn, tegen welke prijs en voorwaarden (zoals kwaliteit, duurzaamheid, dienstverlening, onderhoud… ) er iets moet worden aangeleverd. Zie ook Lastenboek
C
Criteria - bepalen welke aanbieder en offerte uiteindelijk gekozen worden. Zeker in openbare aankoopprocedures zijn deze criteria duidelijk bepaald en worden er gewichten toegekend aan de criteria om een uiteindelijke score voor de offertes te bepalen.
- Selectiecriteria peilen naar jouw kwaliteit als onderneming: ben je financieel gezond, ben je in orde met wettelijke verplichtingen en belastingen, heb je goede referenties, wat is de ervaring en capaciteit binnen je team. Als je niet voldoet aan de selectiecriteria kan je niet meer meedingen naar de opdrachten.
- Gunningscriteria bepalen hoe aspecten zoals prijs, kwaliteit, en andere zoals duurzame, sociale of andere aandachtspunten mee doorwegen in de finale selectie van de leverancier.
Contracten - worden gesloten op het einde van de aankoopprocedure. Onderhandel zo veel mogelijk gunstige voorwaarden als leverancier. Kom overeen over prijs, levertermijn, kwaliteit… Wees niet te bescheiden, ook als sociaal ondernemer tel je al jouw tijd mee die de opdracht reeds vroeg en vraagt bij het opmaken en onderhandelen over de finale prijs. Opgelet: onderhandelen is niet altijd mogelijk in openbare aanbestedingen.
D
Due dilligence - het proces waarbij de aankopende partij controleert of je als leverancier wettig en volgens de regelgeving kan handelen. Als leverancier moet je aan bepaalde vereisten voldoen (bijvoorbeeld qua veiligheid of qua operationele/financiële draagkracht als organisatie, maar ook bijvoorbeeld geen inbreuken zoals fraude of niet tijdig betalen van sociale bijdragen)
Meer informatie: Wat is due diligence voor ondernemingen ? | FOD Economie
Drempelbedragen - in openbare aanbestedingsprocedures bepaalt het drempelbedrag welke formele procedure gevolgd moet worden door de aankopende overheid. Nieuwe drempelbedragen overheidsopdrachten voor 2026-2027 | Vlaanderen.be
E
E-procurement - het platform waar de Belgische overheid opdrachten oftewel aanbestedingen publiceert. Je kan er als sociaal ondernemer nieuwe opdrachten opvolgen in jouw sector én je visitiekaartje achterlaten. Zo word je zichtbaarder voor aankopers. Zie ook https://www.publicprocurement.be/.
ESG - vele bedrijven nemen hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ze integreren sociale, ecologische en bestuurlijke aandachtspunten in hun bedrijf. In de waardeketen kijken steeds meer bedrijven naar mate waarin hun leveranciers ook respect hebben voor mensensrechten, sociale wetten, ecologische prestaties en behoorlijk bestuur. ESG staat dan ook voor Environmental, Social and Governance. Bepaalde grote en beursgenoteerde bedrijven moeten aan een aantal ESG-richtlijnen voldoen en worden verplicht om ook meer te rapporteren over de ESG-prestaties in hun waardeketen.
F
Facility management - facility managers staan in voor de gebouwen en het dagelijkse leven in werkomgevingen. Zij zijn regelmatig opdrachtgevers voor aankopen of voeren zelf mee aankooptaken uit. In Vlaanderen ondersteunt het Facilitair Bedrijf bijvoorbeeld bij aankoop van IT, infrastructuur e.d. voor de Vlaamse en lokale administraties. Het Facilitair Bedrijf | Vlaanderen.be
G
Gereserveerde opdracht - in Vlaanderen worden openbare aanbestedingen soms geheel of gedeeltelijk als een gereserveerde opdracht voor de sociale economie uitgezet. Dit betekent dat in de selectiecriteria enkel organisaties die kunnen bewijzen dat ze aan sociale tewerkstelling doen kunnen deelnemen aan de aanbesteding.
I
Innovatiepartnerschap - specifieke procedure voor overheden om samen met bedrijven innovatieve oplossingen te ontwikkelen. De overheid wil zelf innovaties ontwikkelen of wil innovatieve oplossingen die in de markt ontstaan aankopen. Innovatieve overheidsopdrachten in de praktijk | VLAIO
K
KMO-vriendelijk aanbesteden - overheden stimuleren deelname van kmo’s (waaronder dus vele sociale ondernemers) via:
- percelen
- proportionele eisen
zie ook de recente Omzendbrief KBBJ/HFB 2026/1 van Minister voor Binnenland, Steden- en Plattelandsbeleid van 22 mei 2026.
L
Labels - diverse labels kunnen gelden als bewijs dat jouw product of jouw organisatie sociale en/of ecologische standaarden hanteert en op een duurzame en/of eerlijke manier werkt. De meest bekende zijn Fair Trade en bio-labels (opgelet: er bestaan diverse soorten). Het kan zijn dat een aankoper vraagt om bepaalde labels als bewijs voor het scoren van punten op de selectie- of gunningscriteria.
Lastenboek - ook wel ‘het bestek’ genoemd en specifiek aan de bouw- en renovatieopdrachten. Het lastenboek beschrijft uitvoerig aan welke technische en juridische vereisten het gebouw moet voldoen. Het lastenboek gaat samen met de meetstaat die afmetingen en hoeveelheden bepaalt. Het dient dus vooral de leverancier die met deze informatie een offerte kan maken.
Levering, Diensten, Werken - er bestaan 3 wettelijk onderscheiden types opdrachten:
- Leveringen (producten)
- Diensten (consultancy, onderhoud…)
- Werken (bouw, infrastructuur)
Levenscycluskost (Total Cost of Ownership - TCO) - totale kost van een aankoop over de volledige levensduur (aankoop + gebruik/verbruik van energie, water + onderhoud + afdanking).
M
Maatwerk - maatwerk omvat een specifieke en gereglementeerde manier van tewerkstellen van mensen met een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt. Maatwerkbedrijven zijn economische spelers actief in allerlei sectoren: van groenonderhoud tot refurbishing van modems met bijzondere aandacht voor inclusieve, lerende en activerende werkvloeren om mensen aan het werk te zetten.
Marktverkenning - een specifieke fase in het aankoopproces. De aankoper, eventueel samen met de dienst die de aankoop bestelde, verkennen welk aanbod er op de markt is om te voldoen aan hun vraag vanuit de wens om duurzamere, innovatievere oplossingen te vinden, soms ook gewoon om goedkopere alternatieven te vinden.
Mensenrechten – zijn een belangrijk onderdeel van sociale criteria in aankoopprocedures. Denk aan inspanningen zoals sociale tewerkstelling en toeleiding naar de arbeidsmarkt; aandacht voor (neuro-)diversiteit op de werkvloer; samenwerken met de lokale gemeenschap of maatschappelijke organisaties.
O
Openbare aanbesteding - een aankoop vanuit de overheid. Deze moeten naast de gewone wettelijke verplichtingen ook bepaalde aankoopprocedures respecteren in functie van specifieke drempelbedragen. Deze regels zijn er om transparantie, eerlijke gunning en goed gebruik van overheidsgeld mogelijk te maken.
Offerte - je offerte omvat je prijszetting en vaak een beschrijving van hoe de opdracht zal worden uitgevoerd of afgeleverd. Zorg dat je in je offerte voldoende verduidelijkt waarom jij punten verdient op de (selectie- en gunnings)criteria.
Onderhandeling - openbare aanbestedingsprocedures voorzien soms de mogelijkheid om tijdens het aankoopproces te onderhandelen over prijs en/of uitvoering. Dit staat steeds vermeld in het bestek. In alle andere gevallen kan je sowieso gaan onderhandelen over het contract.
P
Percelen - een afgebakend deel van een overheidsopdracht of aankoopdossier waarop leveranciers afzonderlijk kunnen inschrijven. Een grote opdracht wordt dus opgesplitst in verschillende delen, zodat niet noodzakelijk één leverancier alles moet uitvoeren. In bepaalde percelen kan je dan meer of minder aandacht besteden aan sociale of duurzame criteria.
Q
Quote - is de Engelse term voor een offerte
R
Raamovereenkomst - contract met één of meerdere leveranciers voor een bepaalde periode, waaruit bestellingen kunnen gebeuren zonder nieuwe procedure.
Referenties - referenties naar voorgaande opdrachten, ervaringen of tevreden klanten zijn altijd goed. In sommige aankoopprocedures wordt er expliciet naar gevraagd. Zelfs als dat niet wordt gevraagd, kunnen referenties mee overtuigingskracht geven aan je offerte. Sprokkel als leverancier dus zeker quotes, cijfers of maak korte beschrijvingen van eerdere opdrachten (voor wie, hoe groot was budget/volume van opdracht, wat was de uitkomst en waarom ben je bijzonder fier hierop?).
S
Sociale clausules - contractuele bepalingen die een aankoper opneemt in een bestek, een opdracht of een contract om sociale doelstellingen te realiseren. Bijvoorbeeld voorwaarden rond tewerkstelling, inclusie of opleiding (bv. inzet van doelgroepmedewerkers). Sociaal en duurzaam aanbesteden: praktische tools en inspiratie voor aankopers | Sociale Economie
SLA (Service Level Agreement) - afspraken over dienstverleningsniveau tijdens de looptijd van contract (bv. responstijden, beschikbaarheid).
T
Tender - is de Engelse term voor een aankoopprocedure.
Technische specificaties - het bestek of lastenboek vermelden technische specificaties waaraan het product, gebouw of de dienstverlening moeten voldoen. Deze moeten duidelijk én niet-discriminerend zijn (geen specifieke merken tenzij gemotiveerd).
U
Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) - een standaarddocument met informatie over jouw onderneming. Dit is verplicht in te sturen bij elke offerte voor overheidsopdrachten via het e-procurement platform. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) | BOSA.
W
Wet Overheidsopdrachten (2016) - belangrijkste juridische kader in België.
Funded by the European Union
Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or European Social Fund Agency. Neither the European Union nor the Granting Authority can be held responsible for them.
Gerelateerde kennisartikels
Werkblad: Het strategisch doel van sociaal aankopen
Wie sociaal aankopen duurzaam wil verankeren, zal collega's en beslissers moeten overtuigen. En daarvoor is één vraag cruciaal: waarom zou jouw organisatie hiermee aan de slag gaan?
Bekijk je missie, opportuniteiten en dreigingen voor je organisatie, en integreer sociaal aankopen zo in je huidige strategie.
Werkblad: zo leg je de basis voor een impactgerichte aankoopstrategie
Veel organisaties willen sociaal aankopen, maar weten niet waar te beginnen. Ontdek waarom inzicht in je eigen aankopen de basis vormt voor een impactgerichte aankoopstrategie en ga zelf aan de slag met een praktisch werkblad.
Praktische tips voor impactaankopers
Sociaal aankopen hoeft geen ingrijpende verandering te zijn. Met deze tips ontdek je hoe je stap voor stap meer maatschappelijke impact integreert in je aankopen.