Sociaal aankopen stap voor stap: zo ziet het aankoopproces eruit
Om maatschappelijke impact mee te nemen in je aankopen, helpt het om het aankoopproces goed te begrijpen. Dat geldt zowel voor aankopers als voor sociale leveranciers. Aankopers krijgen inzicht in de verschillende stappen van een aankoop en ontdekken waar er ruimte is om impact mee te nemen. Sociale leveranciers begrijpen beter hoe beslissingen tot stand komen en wanneer ze het verschil kunnen maken.
Om een aankoop met maatschappelijke impact te realiseren, doorloopt elke organisatie een aantal vaste stappen. Dat proces begint lang vóór de effectieve aankoop en eindigt niet bij de ondertekening van een contract. Van het in kaart brengen van een behoefte en het verkennen van de markt tot de gunning, uitvoering en evaluatie: in elke fase maak je keuzes die mee bepalen welke impact een aankoop kan hebben.
Onderstaande visual geeft een vereenvoudigd overzicht van dat aankoopproces. Lees hieronder verder voor een toelichting van de verschillende actoren.
Wie speelt welke rol?
Een aankoop komt zelden tot stand door één persoon. Binnen elke aankopende organisatie - of dat nu een overheid, bedrijf of socialprofitorganisatie is - werken verschillende mensen samen om van een behoefte tot een concrete aankoop te komen. Daarbij spelen drie actoren een belangrijke rol: de aankoper, de beslisser en de collega met een aankoopbehoefte:
Noot: deze rollen worden niet in elke organisatie op dezelfde manier ingevuld. Soms liggen verschillende rollen bij één persoon, soms wordt ze opgenomen door verschillende collega's of zelfs afdelingen.
1. De aankoper
De aankoper begeleidt het volledige aankoopproces. Deze persoon zoekt geschikte leveranciers, verkent de markt, beheert bestaande samenwerkingen en bewaakt het beschikbare budget. Daarbij houdt de aankoper rekening met het aankoopbeleid en de strategische doelstellingen van de organisatie. Doorheen het proces stemt de aankoper regelmatig af met collega's en beslissers.
2. De beslisser
Beslissers bepalen mee de krijtlijnen waarbinnen aankopen gebeuren. Ze maken keuzes over budgetten, prioriteiten en beleid en geven richting aan het aankoopproces. Afhankelijk van de organisatie kunnen dat bijvoorbeeld een CEO, financieel directeur, facility manager of afdelingshoofd zijn.
3. Collega's met een aankoopbehoefte
Elke aankoop begint bij een behoefte. Die kan terugkerend zijn, zoals catering of schoonmaak, maar ook projectmatig of strategisch, bijvoorbeeld voor HR, innovatie of ICT. Collega's brengen die behoeften aan bij de aankoper, die vervolgens het aankoopproces opstart.
Funded by the European Union
Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or European Social Fund Agency. Neither the European Union nor the Granting Authority can be held responsible for them.
Gerelateerde kennisartikels
Werkblad: Het strategisch doel van sociaal aankopen
Wie sociaal aankopen duurzaam wil verankeren, zal collega's en beslissers moeten overtuigen. En daarvoor is één vraag cruciaal: waarom zou jouw organisatie hiermee aan de slag gaan?
Bekijk je missie, opportuniteiten en dreigingen voor je organisatie, en integreer sociaal aankopen zo in je huidige strategie.
Werkblad: zo leg je de basis voor een impactgerichte aankoopstrategie
Veel organisaties willen sociaal aankopen, maar weten niet waar te beginnen. Ontdek waarom inzicht in je eigen aankopen de basis vormt voor een impactgerichte aankoopstrategie en ga zelf aan de slag met een praktisch werkblad.
Praktische tips voor impactaankopers
Sociaal aankopen hoeft geen ingrijpende verandering te zijn. Met deze tips ontdek je hoe je stap voor stap meer maatschappelijke impact integreert in je aankopen.